Организация командировки руководителя вашей компании

Помимо выполнения стандартных для любого секретаря обязанностей, секретарь руководителя занимается вопросами планирования и организации рабочего времени начальника. Если в штате компании нет тревел-координатора, то довольно часто именно личный секретарь шефа занимается подготовкой его командировки.

Рассмотрим алгоритм правильной организации бизнес-поездки для руководителя, определим, в чем заключается процесс подготовки, на что необходимо обратить особое внимание, какие моменты являются вопросами первостепенной важности и как устроить заграничную командировку.

Подготовка деловой поездки для руководителя — это в принципе непростое поручение, которое усложняется необходимостью осуществления его в сжатые сроки да еще и при том, что секретарь никогда сам не бывал в населенном пункте назначения. Итак, разберемся в вопросах быстрой и качественной подготовки командировки руководителя.

Что входит в процесс подготовки

Получив от начальства распоряжение подготовить для него командировку, не суетитесь и не впадайте в панику;
В первую очередь, подробно выясните у руководителя какова цель поездки и ее подробности;
Cледует учесть длительность пребывания начальника в населенном пункте назначения, передвижение каким транспортом для него является максимально удобным, с каким событием связана поездка и в каком районе города будет проводиться мероприятие.
Когда известны пожелания и требования, остается организовать поездку таким образом, чтобы она полностью им соответствовала.

Правильным шагом, будет обратиться за помощью в компанию, занимающеюся организацией деловых поездок.

Работайте с Альтера

Мы поможем вам организовать командировку и предложим наилучшие цены на авиаперелеты и проживание в отелях.

Предлагая услугу по обеспечению поездки руководителя вашей компании, мы:

✓ Облегчаем и упрощаем вам работу по координации деловых поездок по России и зарубеж всех сотрудников вашей компании;

✓ Берем всю нагрузку и ответственность за возможные ошибки на себя;

✓ Помогаем сэкономить деньги и время, чтобы вы могли сконцентрироваться на других рабочих процессах.

Связывайтесь с нами по телефону, электронной почте или закажите звонок и мы поможем решить все ваши задачи, связанные с поездкой вашего руководства:

+7 (812) 313-33-11

Транспорт

Не забудьте спросить у самого руководителя, какой вид транспорта предпочтителен им для путешествий. Если речь идет об организации поездки в пределах Российской Федерации, то выбирать можно между поездом и самолетом. После того, как с видом транспорта вопрос решен, необходимо выяснить, есть ли свободные места на требуемые дни и скоординировать время отъезда с руководителем. Далее остается только забронировать билеты в две стороны.

Если заранее не удалось уточнить у шефа его предпочтения по виду транспорта, рассмотрите все возможные варианты как для поезда, так и для самолета.

Проживание

Прежде, чем бронировать номер в одной из гостиниц города, уточните, в какой его части будет проходить деловое мероприятие. В основном все презентабельные события проходят в центральной части города, либо в предельной близости к центру, соответственно, и отель необходимо выбирать находящийся неподалеку.

Но, не лишним будет все-таки уточнить, возможно шеф не захочет проживать в шумном центре и тогда необходимо искать гостиницу в одном из ближайших спальных районах.

Выбрать отель и забронировать номер помогут специальные сайты, имеющие рейтинг. Пользуясь данными сервисами вы точно не ошибетесь с правильностью выбора. Важный момент, о котором не стоит забывать при бронировании – это организация трансфера.

Подготовка заграничной командировки

Самое сложное, что ожидает в процессе организации бизнес-поездки за пределы РФ — оформление визы. Как сделать так, чтобы процесс прошел максимально просто и безошибочно?

Прежде всего необходимо заняться сбором пакетов документов. Перечень требуемой документации можно посмотреть на сайте посольства и здесь же ознакомиться с условиями получения визы. Не лишним будет и телефонный звонок в посольство с целью уточнения не произошло ли каких-либо изменений, которые они не успели отразить на официальном сайте.

Также по телефону узнайте условия подачи документов, необходима ли доверенность, не забудьте уточнить правила оплаты визового сбора и на когда можно записаться сейчас.

Форму анкеты, необходимой для заполнения, можно найти на официальном сайте, здесь же имеются все руководства по ее правильному оформлению.

Правила предоставления визового разрешения зависит от его вида: деловая или туристическая. Вторая требует лишь визовогосодействия отеля, в котором будет проживать ваш начальник. Чаще всего выдается виза только лишь на период брони в гостинице.

Чтобы получить деловую визу, необходимо приглашение от представителей принимающей стороны. Оформление ее значительно сложнее. Необходимо предоставление посольству подтверждения деловых контактов. Потому, если поездка будет одноразовой, то логичнее получить визу туриста. Если начальник рассчитывает бывать в стране не редко, то не избежать оформления деловой визы. Важно учитывать запрет на занятие коммерцией на территории чужогогосударства лицам, попавшим в нее в качестве туриста.