Как сократить расходы на служебную командировку

Расходы на командировку по России и за границу

Экономить бюджет вашей компании и избежать лишних трат на организации служебных командировок, в первую очередь позволяет нам наличие прямых договоров с перевозчиками и собственных систем бронирования, установленных в нашем офисе (авиа, жд, гостиницы), а также профессиональный и опытный персонал (менеджеры, тарификаторы, бухгалтерия) и широкая партнерская сеть по всему миру.

Не так просто организовать командировку, как это кажется на первый взгляд. Нужно спланировать и рассчитать стыковки, подобрать нужный отель, заказать трансфер или другие услуги, и при этом уложится в установленный компанией бюджет.

Иногда, любая неучтенная мелочь, при организации деловой поездки, может привести к срыву переговоров, подписанию договоров — и в итоге отразиться на вашем бизнесе.

Вот почему так важно работать с надежной тревел компанией, которая не только поможет организовывать вашу служебную командировку или деловую поездку, но и будет нести ответственность за качество предоставленных услуг.

Расходы на авиабилеты

Благодаря прямым договорам с авиакомпаниями, мы можем минимизировать затраты на ваши авиа перелеты. Собственные внутренние и международные системы бронирования, дают возможность нашим специалистам подбирать минимальный тариф или скомбинировать его из нескольких стыковочных рейсов разных авиакомпаний.

Для этого и нужен профессиональный авиа тарификатор, и знание и умение работать в глобальных системах бронирования, что невозможно сделать, просто покупая билеты через интернет сайт. А специальные конфиденциальные тарифы от авиакомпаний и скидки нашего агентства, дадут вам дополнительное снижение затрат, особенно на заграничную командировку. Подробнее о заказе авиабилетов..

Расходы на железнодорожные билеты

Расходы на служебную командировку при покупке билетов на поезд, можно значительно сократить, заказывая в нашем агентстве электронные жд билеты. Работая по прямому договору с железной дорогой, и имея собственные терминалы РЖД, мы обеспечиваем всегда наличии мест, особенно на маршрутах Москва-Санкт-Петербург-Москва,и минимальные тарифы на перевозку.

Использование корпоративных бонусных карт «РЖД бонус», позволит любой организации дополнительно cэкономить на служебных командировках своих сотрудников. Мы будим учитывать накопительные бонусы, при оформлении каждого вашего билета и зачислять на ваш баланс имеющуюся у вас бонусную карту.

В случае ее отсутствия, наши менеджеры помогут вам ее оформить, чтобы сократить расходы командировки на проезд поездом. Подробнее о покупке жд билетов..

Расходы на проживание в гостиницах

Сократить расходы на служебную командировку при проживании в гостинице, можно заранее обозначив в заявке или в дополнении к договору, критерии подбора отеля, его звездности и категории доп.услуг. Вы можете установить суточный лимит на проживание в гостинице для каждой группы вашего персонала при организации командировки в тот или иной город.

Наши специалисты будут строго соблюдать его и подбирать проживание под ту сумму, которая была выделана вашей компанией на организацию и проживание находясь в деловой поездке. Подробнее о бронировании гостиниц..

Ограничение затрат на командировки работников компании

Руководство любой организации, планируя бюджет, обязательно включает в него и расходы на предстоящие командировки, а для этого нужны точные данные по будущим деловым поездкам. Наши менеджеры заранее помогут вам их рассчитать и составить дорожную карту на каждую из услуг входящих в организацию деловой командировки, проезда, проживания или участия в выставке, в любом из городов России и за рубежом.

Такая дорожная карта позволит вам заранее спланировать предстоящие затраты и помочь сформировать бюджет командировок. В дальнейшем, исходя из четко сформированных критериев вашей тревел политики, наши специалисты будут оформлять услуги в установленных вами рамках и выделенного бюджета на командировку для каждого подразделения, группы сотрудников или персонально для вашего руководителя.

Возмещение расходов сотрудника по командировке

Возмещение расходов по командировке на прямую зависит от того, какие документы и отчеты предоставил командированный сотрудник в свою бухгалтерию.

Имея большой опыт работы с организациями, находящихся как на стандартной, так и упрощенной форме налогового учета, мы готовы предложить вам работу с двумя нашими организациями. Тем компаниям кому важно, чтоб в закрывающих документах был выделен НДС, заключают договор и работают с компанией ООО «Альтера», для организаций работающих на упрощенной системе налогообложения мы готовы предложить договор на обслуживание с ООО «Альтера СПб».

Для удобства наших клиентов, особенно тех компаний в холдинг которых входят компании с обеими системами учета, при общении, консультировании и обслуживании, для вас не будет разделения среди наших сотрудников. Это будет единая команда из менеджеров, тарификаторов и бухгалтерии, что намного упрощает деловое взаимоотношение.

Документооборот и отчет по командировке

Для оперативности взаимодействия, в нашей компании первичные документы в электронном виде предоставляются в тот же день, когда оформляется та или иная услуга по организации командировки. Оригиналы документов передаются в офис вашей компании с курьером или почтой (если вы из другого города), в сроки, оговоренные в договоре. Как правило, большинству наших клиентов, отправка документов осуществляется один два раза в месяц. Но если для вас важно получить их раньше, мы всегда идем навстречу нашим корпоративным клиентам.